「納品書と請求書って、どう違うの？」「フリーランスは両方出さないといけないの？」——そんな疑問を持つ個人事業主やフリーランスの方は、意外と多いものです。
仕事を始めたばかりのフリーランスや、副業で初めて取引先に書類を出す方にとって、「納品書と請求書の違い」は実務の基本中の基本です。インボイス制度が始まってからは、どちらの書類をどのように発行すればよいかがさらに重要になっています。この記事では、納品書と請求書の役割・必須記載事項・発行タイミング・インボイス制度への対応方法まで、フリーランス・個人事業主の視点から実務ベースで徹底解説します。
📌 この記事でわかること
納品書と請求書の役割の違い／どちらを先に出すのか／フリーランスは両方必要か／「納品書兼請求書」の書き方とインボイス対応／個人事業主の記載事項チェックリスト／よくある失敗例と対処法／発行タイミング別ケーススタディ
30秒でわかる結論：納品書と請求書の違い
【このセクションでわかること】納品書と請求書の本質的な違いと、フリーランスが実務で知るべき要点を素早く把握できます。
結論からいうと、納品書は「何を届けたか」の証明書、請求書は「いくら払ってほしいか」の要求書です。役割がまったく異なります。
ポイントまとめ
- 納品書＝商品・サービスの引き渡しを証明する書類（代金請求は含まない）
- 請求書＝代金の支払いを相手に求める書類（インボイス制度の主役）
- フリーランスは法律上、納品書の発行義務なし。取引先から求められたときのみ発行すればOK
- 「納品書兼請求書」として1枚にまとめることも可能。インボイス対応には必須6項目が必要
- 免税事業者（インボイス未登録）は適格請求書を発行できない。納品書は出せるが登録番号は不要
| 比較項目 | 納品書 | 請求書 |
|---|---|---|
| 役割 | 商品・サービスの引き渡しを証明 | 代金の支払いを請求 |
| 発行タイミング | 納品時（商品引き渡しと同時） | 納品後〜締め日（月末など） |
| 法律上の発行義務 | 原則なし | 消費税法上あり（課税事業者） |
| インボイス制度との関係 | インボイスには該当しない（単体では） | 適格請求書として発行が必要 |
| 消費税記載 | 記載は任意 | 税率・税額の記載が必須（課税事業者） |
| 登録番号の記載 | 単体の納品書は不要 | 必須（適格請求書の場合） |
| 兼用書類として | 「納品書兼請求書」として1枚にまとめることができる（インボイス対応可） | |
納品書とは何か――役割と必要な記載事項
【このセクションでわかること】納品書の法的な位置づけ・記載項目・フリーランスが発行すべきケースを理解できます。
結論からいうと、納品書は「取引の対象となる商品・成果物・サービスを引き渡した事実を証明する書類」です。代金の請求とは直接関係なく、「何をいつ納めたか」を記録するための書類です。
納品書は、主に商品販売業・製造業・システム開発・デザイン・コンテンツ制作などの業種でよく使われます。たとえばWebデザイナーが「○○サイトのデザインデータを○月○日に納品した」ことを書面で証明したいときに発行します。
納品書の必須・推奨記載事項
| # | 記載項目 | 記載例 | 必須・任意 |
|---|---|---|---|
| 1 | 書類の名称 | 納品書 | 推奨 |
| 2 | 発行日（納品日） | 2026年6月8日 | 推奨 |
| 3 | 発行者の氏名・名称（屋号含む） | フリーランス 山田 太郎 / 屋号：ヤマダデザイン | 推奨 |
| 4 | 宛先（取引先名称） | 株式会社サンプル 御中 | 推奨 |
| 5 | 納品物の名称・数量・単価 | Webサイトデザイン制作一式 1式 ¥150,000 | 推奨 |
| 6 | 合計金額 | 合計 ¥165,000（税込） | 推奨 |
| 7 | 消費税額・税率（任意） | 消費税 10%：¥15,000 | 任意 |
| 8 | 連絡先・押印（任意） | メールアドレス・電話番号 | 任意 |
⚠️ 納品書に登録番号は不要（兼用書類は別）
単体の納品書は「インボイス（適格請求書）」ではないため、インボイス登録番号を記載する義務はありません。ただし、「納品書兼請求書」としてインボイスを兼ねる場合は、登録番号を含む6項目の記載が必要です。
フリーランスが納品書を発行すべきケース
以下のいずれかに当てはまる場合は、納品書を発行することを強くおすすめします。
-
1取引先から「納品書を提出してほしい」と求められた場合法人クライアントでは経理処理上、納品書を検収書として利用するケースが多いです。事前に確認しておきましょう。
-
2高額取引や分割納品が発生する案件システム開発・映像制作などで複数回に分けて納品する場合、何をいつ納めたか記録しておくとトラブル防止になります。
-
3物品の引き渡しを伴う取引（印刷物・データ）印刷物・デザインデータ・プログラムなど、具体的な成果物がある取引では「何を納品したか」を明記することが重要です。
-
4検収フローがある大手企業との取引大手企業は「検収書」の発行プロセスを持つことが多く、納品書をもとに検収を行います。このような取引先には納品書が必須です。
請求書とは何か――インボイス制度での必須6項目
【このセクションでわかること】請求書の法的な役割・インボイス制度における必須記載事項・フリーランスが気をつける点を解説します。
結論からいうと、請求書は「取引先に代金の支払いを求める書類」です。インボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、課税事業者が仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」の保存が義務づけられています。
フリーランス・個人事業主がインボイス登録（課税事業者になる登録）をしている場合、発行する請求書はすべて「適格請求書」として以下の6項目を満たす必要があります。
適格請求書（インボイス）の必須6項目
| # | 必須記載事項 | 記載例 | よくあるミス |
|---|---|---|---|
| ① | 適格請求書発行事業者の氏名・名称および登録番号 | 佐藤 太郎 / 登録番号：T1234567890123 | 登録番号の記載漏れが最多。必ず「T」から始まる13桁を記載 |
| ② | 取引年月日 | 2026年6月8日 | 「○月分」など曖昧な表記はNG。具体的な年月日が必要 |
| ③ | 取引内容（軽減税率対象品目はその旨を明記） | Webライティング業務（2026年5月分） | 「業務費」など内容が不明な記載は避ける |
| ④ | 税率ごとの対価の合計額と適用税率 | 10%対象：¥100,000 | 税率区分なしに合計額だけ記載するのは不可 |
| ⑤ | 税率ごとの消費税額等 | 消費税額（10%）：¥10,000 | 税込金額のみで消費税額を省略するのは不可 |
| ⑥ | 書類の交付を受ける事業者の氏名・名称（宛名） | 株式会社○○ 御中 | 「上様」は不可。正式な企業名・個人名を記載 |
✅ インボイス対応請求書の確認は国税庁の公表サイトで
取引先の登録番号が本物かどうかは、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確認できます。受け取った請求書の番号を必ず照合してください。また、JPインボイスの無料請求書テンプレートを使えば、6項目を自動的に満たした請求書を作成できます。
免税事業者（インボイス未登録）の請求書はどう書く？
年間売上1,000万円以下でインボイス登録をしていないフリーランス・個人事業主は、「適格請求書」を発行できません。ただし、請求書そのものの発行は問題なく行えます。この場合、登録番号の記載は「不要（かつ不可）」です。
| 区分 | 課税事業者（登録済み） | 免税事業者（未登録） |
|---|---|---|
| 登録番号 | 必須 | 記載不可 |
| 消費税額の記載 | 必須 | 任意（「税込○○円」と明記推奨） |
| 取引先の仕入税額控除 | 適用される | 原則として適用されない |
| 経過措置（2026年9月まで） | — | 仕入税額の80%控除可能 |
| 経過措置（2026年10月〜2029年9月） | — | 仕入税額の50%控除可能 |
納品書と請求書の違い：発行タイミングと取引フロー
【このセクションでわかること】納品書・請求書をいつ・どの順番で発行すればよいか、フリーランスの実務フローを理解できます。
結論からいうと、納品書は納品時に発行し、請求書は納品後・締め日に合わせて発行するのが基本です。取引の流れを「見積〜入金」の5ステップで整理すると以下のようになります。
1
見積書の発行
取引開始前に金額・納期・作業内容を明示した見積書を発行します。フリーランスの場合は省略されることもありますが、書面で残しておくとトラブル防止になります。
↓
2
発注書・受注書の取り交わし（任意）
クライアントから「発注書」を受け取り、「受注書」を返すケースもあります。大手企業との取引では必須の場合があります。
↓
3
📦 納品書の発行（納品と同時）
成果物を納品するとき、納品書を添えて届けます。「何を・いつ・どれだけ納品したか」を記載します。取引先から求められた場合のみ発行でも問題ありません。
↓
4
📄 請求書の発行（月末締めなど取引先に合わせる）
納品後、取引先の「締め日」に合わせて請求書を発行します。多くの法人は月末締め・翌月末払いを採用しています。請求書はインボイス制度上、6項目の記載が必要です。
↓
5
入金確認・領収書の発行（必要な場合）
入金を確認したら、取引先から求められた場合に領収書を発行します。銀行振込の場合は振込記録が証跡になるため、領収書は省略されることが多いです。
📌 実務でよくあるパターン：フリーランスの場合
フリーランスの場合、「見積書→納品書（省略可）→請求書」のシンプルな3ステップが一般的です。クライアントが個人や小規模企業の場合は、納品書を省略して請求書のみ発行するケースが多くなっています。ただし、法人クライアントや大手企業との取引では納品書の提出を求められることがあるため、事前に確認しておくとスムーズです。
納品書兼請求書の書き方とインボイス対応
【このセクションでわかること】「納品書兼請求書」として1枚にまとめる方法・インボイス制度への対応・記載例を理解できます。
結論からいうと、「納品書兼請求書」は1枚の書類で納品書と請求書の機能を両立させた書式です。フリーランス・個人事業主にとって事務作業の負担を減らせる便利な形式で、インボイス制度にも対応できます。
納品書兼請求書のメリット・デメリット
| 観点 | メリット | デメリット・注意点 |
|---|---|---|
| 事務効率 | 書類が1枚に集約されるため作成・送付が1回で済む | 一部の取引先は書類を分けて提出することを求める場合がある |
| インボイス対応 | 適格請求書の6項目を満たせばインボイスとして認められる | 登録番号・消費税額など6項目をすべて記載する必要がある |
| 取引先の受け入れ | 小規模〜中規模の取引先は兼用書類で問題ないことが多い | 大手企業・製造業では別々の書類を求めるケースがある |
| タイミング | 納品と請求を同タイミングで行う短期案件に最適 | 月次請求・複数案件の一括請求には不向き |
納品書兼請求書の記載例（インボイス対応）
記載例：フリーランスWebライター 佐藤 太郎
書類名称納品書兼請求書
発行日 / 納品日2026年6月8日
発行者氏名佐藤 太郎（フリーランスWebライター）
登録番号（必須）T9876543210123
宛先株式会社サンプル 御中
納品内容Webコラム記事執筆（10本）2026年5月分
10%対象金額（税抜）¥100,000
消費税額（10%）¥10,000
ご請求金額（税込）¥110,000
✅ 「納品書兼請求書」はいつ発行するのが正しいか？
納品と請求を同日に行う場合は問題ありません。一方、月末締めなど「締め日に合わせて請求書を発行する」ルールがある取引先の場合は、納品書と請求書を別々に発行するほうが取引先の会計処理に合います。初回取引時に確認しておきましょう。
ケース別：個人事業主・フリーランスの納品書・請求書対応表
【このセクションでわかること】自分の状況（インボイス登録有無・業種・取引先）に合わせて、どの書類をどう発行すればよいかが一覧でわかります。
結論からいうと、発行すべき書類の種類は、インボイス登録の有無・取引先の種類・案件の内容によって異なります。以下の対応表で自分のケースを確認してください。
| ケース | 納品書 | 請求書 | 登録番号 | ポイント |
|---|---|---|---|---|
| インボイス登録済み×法人取引先 | 取引先の要望に応じて | 必須（適格請求書） | 必須 | 6項目の記載を必ず確認 |
| インボイス登録済み×個人取引先 | 任意 | 発行推奨 | 記載推奨 | 個人の場合は仕入税額控除なしのため厳密な要件は不要だが、登録番号の記載は信頼性向上につながる |
| 免税事業者（未登録）×法人取引先 | 任意 | 発行推奨 | 記載不可 | 取引先は80%控除（〜2026年9月）の経過措置適用。事前に合意しておくこと |
| 免税事業者（未登録）×個人取引先 | 任意 | 任意（金額の明示は推奨） | 不要 | 消費税の控除関係が生じないため、シンプルな請求書でOK |
| 複数案件・月次まとめ請求 | 案件ごとに発行 | 月末に1枚まとめて | 登録済みなら必須 | 月次まとめ請求書に案件ごとの明細を記載するスタイルが一般的 |
| 物品（印刷物・データ等）の納品 | 発行推奨 | 必須 | 登録済みなら必須 | 物品の場合は納品書で「何を何点届けたか」を明記することで検収トラブルを防止 |
実際によくあるフリーランスの失敗例
フリーランスの実務相談でよく出てくる失敗を3つ紹介します。
❌ 失敗例① 請求書に登録番号を書かずに送ってしまった
インボイス登録をしているにもかかわらず、登録番号を記載せずに請求書を送ってしまうケースが多いです。この場合、取引先（法人）は仕入税額控除ができません。取引先から「再発行してほしい」と連絡が来て二度手間になることも。請求書テンプレートに登録番号を固定で入れておくと防げます。
❌ 失敗例② 「納品書兼請求書」を使いたいが、消費税額を書いていなかった
合計金額（税込）だけを記載して消費税額を省略してしまうと、インボイスの要件を満たしません。「税込○○円（うち消費税○○円）」のように、必ず消費税額を明示しましょう。
❌ 失敗例③ 宛名を「御中」にすべきか「様」にすべきか迷い、「上様」と書いた
「上様」はインボイス制度の適格請求書の要件を満たしません。法人宛なら「株式会社○○ 御中」、個人宛なら「○○ 様」と正式名称を記載してください。
電子保存ルール：納品書・請求書の正しい保管方法
【このセクションでわかること】電子帳簿保存法に基づく納品書・請求書の保存ルールと、フリーランスが実践すべき管理方法を解説します。
結論からいうと、2024年1月以降、電子データで受け取った請求書・納品書は、電子データのまま保存することが義務づけられています（電子帳簿保存法の改正）。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。
| 受取方法 | 保存方法 | 保存期間 | フリーランスへの影響 |
|---|---|---|---|
| 紙で受け取った場合 | 紙のまま保存（スキャナ保存も可） | 7年間（青色申告）/ 5年間（白色） | 従来どおりのファイリングでOK |
| PDFメール等で受け取った場合 | 電子データのまま保存（プリントアウトのみは不可） | 7年間 | クラウドストレージやフォルダで体系的に管理が必要 |
| 自分で電子発行した場合 | 発行データを電子保存 | 7年間 | PDF・Excelのバックアップを別途保存 |
| EDI・クラウドシステム経由 | システム側の保存で対応可能な場合あり | 7年間 | 会計ソフト連携が最もスムーズ |
✅ フリーランスの実務Tips：書類管理をシンプルにする方法
①年度・取引先別にフォルダを作成し、PDFを体系的に保存する。②クラウドストレージ（Google Drive・Dropbox等）を活用して、どこからでも参照できる状態にする。③会計ソフト（freee・マネーフォワード等）を使えば、電子帳簿保存法の要件を自動的に満たしながら管理できるため、事務負担が大幅に減ります。
納品書・請求書の保存チェックリスト
- 電子データで受け取った書類は、電子データのまま保存している
- ファイル名に取引先名・日付・金額を含めて検索しやすくしている
- クラウドバックアップまたは外部ストレージへの定期バックアップがある
- 保存期間（7年または5年）が守られるよう、古いデータも削除していない
- 紙の書類はスキャンして電子データ化し、原本は廃棄または別保存している
- 会計ソフトとの連携により、電子帳簿保存法の要件を自動的に満たしている
まとめ：納品書と請求書の違いをおさえて実務をスムーズに
【このセクションでわかること】この記事で学んだポイントを整理し、フリーランス・個人事業主として次に取るべきアクションを確認できます。
この記事では、納品書と請求書の違いを中心に、フリーランスが実務で押さえるべき以下のポイントを解説しました。
- 納品書は「何を納めたかの証明書」。請求書は「代金を請求する書類」。役割がまったく異なる
- フリーランスに納品書の発行義務はないが、取引先が法人の場合は求められるケースが多い
- 「納品書兼請求書」として1枚にまとめることができ、インボイス制度にも対応可能
- インボイス登録済みの場合、請求書には必須6項目（登録番号を含む）の記載が必要
- 免税事業者は適格請求書を発行できないが、経過措置の活用で取引先の影響を軽減できる
- 電子データで受け取った書類は、電子データのまま保存する義務がある（電子帳簿保存法）
まず取り組むべきことは、自分がインボイス登録済みかどうかを確認し、請求書のテンプレートに登録番号を記載することです。まだ登録番号の記載ができていない方は、今すぐ請求書テンプレートを見直しましょう。
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無料で請求書を作成する →よくある質問（FAQ）
納品書と請求書は必ず両方発行しなければなりませんか？
いいえ、法律上は両方の発行義務はありません。納品書は商品・サービスの引き渡しを証明する書類、請求書は代金の支払いを求める書類です。フリーランスや個人事業主の場合、取引先から求められなければ納品書を省略し、請求書のみ発行することが一般的です。ただし、取引先によっては納品書の提出を求めるケースもあるため、事前に確認しておくと安心です。
納品書兼請求書はインボイス制度に対応できますか？
はい、対応できます。適格請求書発行事業者（インボイス登録済み）であれば、「納品書兼請求書」として1枚の書類に納品書と請求書の両方の機能を持たせることが可能です。ただし、インボイス制度の必須記載事項6項目（登録番号・取引年月日・取引内容・税率ごとの対価の合計・消費税額・宛名）をすべて満たす必要があります。
フリーランスは納品書を必ず出す必要がありますか？
フリーランスに納品書の発行を義務づける法律はありません。しかし、取引先（特に法人クライアント）から「納品書を出してほしい」と求められるケースはよくあります。特にシステム開発・デザイン・ライティングなどの成果物を伴う仕事では、納品物の確認・検収フローの一環として納品書を求められることが多いです。
納品書に登録番号を書く必要はありますか？
納品書単体はインボイス（適格請求書）ではないため、登録番号の記載は必須ではありません。ただし、「納品書兼請求書」として1枚の書類でインボイスを兼ねる場合は、登録番号を含む6項目の記載が必要です。取引先に登録番号を確認してもらうためにも、兼用書類には記載しておくことをおすすめします。
納品書の保管期間はどのくらいですか？
発行側（フリーランス・個人事業主）の場合、所得税法・法人税法に基づき7年間（青色申告）または5年間（白色申告）の保存が義務づけられています。受け取った側（取引先）も消費税法上、仕入税額控除の証憑として7年間の保存が必要です。電子データで受け取った場合は電子帳簿保存法の要件に従って保存してください。
免税事業者（インボイス未登録）は納品書兼請求書を出してよいですか？
はい、出しても構いません。ただし、登録番号がない免税事業者は「適格請求書（インボイス）」を発行できないため、取引先は消費税の仕入税額控除ができません。納品書兼請求書を発行する場合でも、登録番号の記載は不要（かつ不可）です。消費税の取り扱いについては、取引先と事前に合意しておくことをお勧めします。
納品書と請求書を同じ日付で発行してよいですか？
問題ありません。特にフリーランスや小規模事業者では、納品と請求を同日に行うケースが多く、納品書・請求書を同じ日付で発行するのは一般的です。ただし、取引先が月末締め・翌月払いのフローを採用している場合は、請求書の発行日を月末（締め日）に合わせることをおすすめします。
見積書・納品書・請求書・領収書の発行順序を教えてください。
一般的な取引の流れは「①見積書 → ②発注書（受注書）→ ③納品書 → ④請求書 → ⑤領収書」の順番です。見積書で金額に合意し、発注・受注が決まったら業務を遂行して納品書を発行します。その後、請求書を送り、入金確認後に領収書を発行します。フリーランスの場合は見積書・受注書を省略することもありますが、トラブル防止のため書面で残しておくことを推奨します。
Excelで納品書兼請求書を作成してもよいですか？
はい、Excelでの作成は問題ありません。インボイス制度上も、書類の形式（Word・Excel・PDF等）は問わず、必須記載事項6項目が満たされていれば適格請求書として認められます。ただし、電子データで取引先に送信する場合、受け取った側は電子帳簿保存法の要件に従って電子データのまま保存する必要があります。
納品書なしで請求書だけ送っても問題ありませんか？
法律上は問題ありません。特にサービス業（ライティング・デザイン・コンサルティング等）では「成果物＝サービス提供」であり、物理的な納品物がないため、納品書を省略して請求書だけ送ることが一般的です。ただし、取引先の経理ルールで納品書が必要な場合もあるため、初回取引時に確認しておくと安心です。