請求書 送付状の書き方｜
そのまま使えるテンプレートとビジネスマナー

「請求書を郵送するとき、送付状って必要なの？」「PDF送付のときはどうすればいい？」——請求書を初めて送るフリーランスや個人事業主の方から、こんな疑問をよく耳にします。

結論からいうと、紙の請求書を郵送する場合は送付状を付けるのがビジネスマナー、メール送付の場合はメール本文が送付状の役割を果たします。ただし何を書くか、どこで省略できるかは状況によって変わります。この記事では、コピペで今すぐ使えるテンプレート4種類・メール添え文3パターンとともに、送付状の書き方・マナーを徹底解説します。

30秒でわかる結論：送付状は「紙なら必要・メールなら本文で代替」

送付方法	送付状の必要性	推奨する形式	省略できるケース
📮 紙の請求書を郵送	マナー上 必要	A4・印刷した送付状を同封	長期継続取引で事前に合意がある場合のみ
📧 メール＋PDF添付	メール本文で代替	メール本文に送付状内容を記載	既存クライアントへの定期送付
☁️ クラウドサービス経由	省略可	システム上の通知文で代替	クラウド会計ソフトが自動通知する場合
📠 FAX送信	FAX送付状が必要	FAX送付状（1枚目）を付ける	ほぼ省略不可

請求書の送付状（添え状）とは何か

結論からいうと、送付状（添え状）とは「どんな書類を・いつ・誰から送るか」を一目でわかるようにした添付の挨拶状です。請求書という重要書類を送る際に「ただの封筒に書類が入っているだけ」という状態を避け、ビジネスとしての誠実さを示す意味があります。

送付状の3つの役割

役割	具体的な内容
① 書類の確認	「何が・何枚 同封されているか」を明示することで、受け取り側が中身をすぐ確認できる
② ビジネスマナーの表明	取引先への礼儀を示し、プロフェッショナルとしての信頼感を醸成する
③ 支払い情報の補助	請求書番号・金額・支払期日を送付状でも確認できるようにすることで、担当者の処理をサポートする

送付状は本当に必要か？状況別の判断基準

結論からいうと、法的義務はゼロですが、特に初回取引・大企業向け・紙郵送の場合は省略しない方が賢明です。

状況	送付状の要否	理由・補足
紙の請求書を初めての取引先に郵送	必ず付ける	第一印象がビジネスの信頼関係を左右する
紙の請求書を継続取引先に郵送	付けることを推奨	省略が慣習化している場合は事前に確認を
メールでPDFを初めての取引先に送付	メール本文に記載	PDF送付状は不要。メール本文を丁寧に書く
メールでPDFを継続取引先に送付	シンプルなメールでOK	「請求書を添付しました」の一言でも可
クラウド会計ソフトから自動送付	省略可	システムの通知文が送付状の役割を果たす
FAXで送付	FAX送付状が必須	FAX送付状なしは受け取り側が困惑する

送付状に必ず記載すべき7項目チェックリスト

結論からいうと、送付状は7つの要素を揃えれば完成します。難しい文章は不要で、定型の形式に沿って書けば問題ありません。

• 1
  発行日（送付日） 郵送した日＝投函日を記載。「令和〇年〇月〇日」または「2026年〇月〇日」。請求書と日付を揃えることが多い。 ❌NG例：日付なし、西暦と和暦の混在
• 2
  宛先（会社名・担当者名） 「株式会社〇〇 御中」「〇〇部 〇〇 様」など正確に。御中と様は併用しない。 ❌NG例：「御中 様」の併用、担当者名の誤字
• 3
  差出人（自分の情報） 氏名（屋号）・住所・電話番号・メールアドレス。インボイス登録済みの場合は登録番号も任意で記載できる。 ✅推奨：連絡先を明記して問い合わせしやすくする
• 4
  件名（タイトル） 「請求書送付のご案内」「〇〇業務に係る請求書のご送付」など、一目で内容がわかるもの。 ✅ポイント：「〇〇件」と業務名を入れると担当者が管理しやすい
• 5
  挨拶文（頭語・時候の挨拶） 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」が定型。継続取引なら「いつもお世話になっております」でも可。 ✅省略可：メール送付の場合はこれに相当する文は不要
• 6
  同封書類リスト（記書き） 「記」の見出しのもと「請求書（INV-2026-XXXX）1通 ¥〇〇〇,〇〇〇」と具体的に記載する。 ✅ポイント：枚数・金額・支払期日をここに明記すると担当者に親切
• 7
  連絡先・問い合わせ先 不明点があったときにすぐ連絡できるよう、電話番号またはメールアドレスを記載。 ✅推奨：振込先も再掲しておくとなおよし

そのまま使える送付状テンプレート4種

結論からいうと、テンプレートは「状況に応じて選ぶ」のが正解です。初回取引・継続取引・法人向け・個人向けで使い分けてください。

メールで請求書を送る場合の添え文テンプレート3種

結論からいうと、メール送付では「メール本文＝送付状」と考えてOKです。PDF形式の送付状を別途添付する必要はありません。メール本文に必要事項を含めるだけで十分です。

パターン1：ビジネスメール（丁寧版）

パターン2：シンプル版（継続取引先向け）

パターン3：初回取引先向け（自己紹介あり）

フリーランス別：送付状の実務アドバイス

結論からいうと、職種によって取引先の規模・文化が異なるため、送付方法と文体を使い分けることが大切です。

送付状でよくあるミス7選と防止策

結論からいうと、送付状のミスは「取引先への印象悪化」だけでなく「支払い遅延の原因」にもなります。送付前に必ずこのリストでチェックしてください。

ミスの種類	具体的な問題	防止策
❌ 請求書番号の記載なし	取引先の経理が請求書と送付状を照合できない。支払い処理が遅れる	「記」欄に必ず請求書番号を記載する
❌ 支払期日の未記載または誤記	担当者が支払期日を請求書で確認する手間が増え、見落としリスクが高まる	送付状と請求書の支払期日が一致しているか必ず確認
❌ 宛先（会社名・氏名）の誤字	「御中と様の併用」「会社名の略字ミス」は信頼を損なう	名刺・メール署名から正確にコピーして確認
❌ 金額の不一致	送付状の金額と請求書の金額が違うと混乱を招く	送付状作成後に請求書と突合するチェックを必ず実施
❌ 過度にカジュアルな文体	「よろしくです！」「先日ありがとうございました ^^」は職種によっては失礼に映る	テンプレートを使い、絵文字・カジュアル語を避ける
❌ 日付の誤り（前年・前月など）	月次請求で前月の日付のまま送ってしまうコピーミスが多い	テンプレートを流用する際は日付を最初に必ず更新する
❌ 請求書を同封せずに送付状だけ送る	実際にあるうっかりミス。請求書本体を忘れると入金が大幅に遅れる	封入前チェックリスト「①送付状 ②請求書」を作る

PDF請求書と送付状の関係・ファイル名のベストプラクティス

結論からいうと、PDF請求書をメールで送る場合は「メール本文＝送付状」が現代のスタンダードです。PDFの送付状を別途用意する必要はありません。

• 1
  PDF単体送付で十分なケース

  メール本文に必要事項（宛名・送付内容・金額・期日・連絡先）を記載している場合。既存クライアントへの定期送付で慣習が確立している場合。クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード等）経由の自動送付。
• 2
  PDF送付状を添付した方がよいケース

  取引先から「送付状もPDFでお願いします」と指定されている場合。請求書と送付状を一括で郵送・FAXするため印刷が必要な場合。官公庁や大企業で書類ファイリングの規定がある場合。
• 3
  ファイル名のベストプラクティス

  取引先が管理しやすいファイル名をつけましょう。
  20260608_請求書_INV2026-001_佐藤太郎.pdf 202606_送付状_佐藤太郎.pdf 「日付_書類種別_番号_氏名」の順が管理しやすいです。スペースや記号は使わずハイフン・アンダースコアを使いましょう。

電子帳簿保存法と送付状の保存義務

結論からいうと、電子帳簿保存法が定める主な保存義務対象は「請求書・領収書などの取引書類」であり、送付状そのものへの厳格な義務はありません。ただし、メール本文は「取引情報が含まれる電子データ」として保存対象になる可能性があります。

書類の種類	電子帳簿保存法上の位置づけ	推奨する対応
請求書（PDF）本体	主な保存義務対象。電子取引データとして5〜7年保存が必要	発行日・取引先・金額が検索できる形で保管
送付状（PDF）	直接の義務対象ではないが、取引記録として保管推奨	請求書フォルダと同じ場所にセットで保管
メール本文（送付状代わり）	取引情報を含む電子データとして保存義務が生じる可能性あり	メールソフトのフォルダ整理またはPDF化して保管
紙の送付状（受信側）	紙で受け取った場合は紙のまま保管、またはスキャン保管	スキャン保管（スキャナ保存要件を確認）

送付状を5分で作る方法

結論からいうと、送付状作成は「テンプレートを選ぶ→4か所だけ書き換える→チェックする」の3ステップで5分以内に完成します。

• 1
  STEP 1：上のテンプレートを選んでコピー（30秒）

  標準版・初回版・法人版・フリーランス版の4種から状況に合ったものを選び、テキストをコピーしてWordまたはGoogleドキュメントに貼り付けます。
• 2
  STEP 2：4か所を書き換える（2分）

  ①日付 ②宛先（会社名・担当者名） ③差出人（自分の情報） ④請求情報（書類名・金額・期日）の4か所だけ書き換えます。「〇〇」で検索するとすべての変更箇所が見つかります。
• 3
  STEP 3：チェックして完成（2分）

  ①送付状の金額と請求書の金額が一致しているか ②宛先の誤字脱字はないか ③支払期日は正しいか ④自分の連絡先は正確か の4点を確認したら完成です。請求書もJPインボイスの無料ツールで作ると、情報をコピーするだけで送付状も素早く作れます。

よくある質問（FAQ）

まとめ：今日から使える送付状アクションリスト

この記事では、請求書の送付状（添え状）の書き方・4種類のテンプレート・メール添え文・よくあるミスを解説しました。

状況	今すぐやること
初めて紙の請求書を郵送する	テンプレート2（初回取引版）を使って送付状を作成する
毎月PDFをメールで送っている	パターン2（シンプル版メール）を定型文として保存しておく
大企業・官公庁に送る	テンプレート3（法人向け格式版）を使う
フリーランスで初めての取引先に送る	テンプレート4（フリーランス版）＋パターン3メールのセットで送る
ミスを防ぎたい	送付前に「日付・宛先・金額・期日・振込先」の5点チェックを習慣化する

送付状は「書類を丁寧に届けるためのビジネスマナー」の集大成です。一度テンプレートを整えてしまえば、後は毎月数分の作業で済みます。JPインボイスの無料テンプレートツールとあわせて活用することで、請求業務全体をより効率的にできます。